Hướng dẫn cách soạn thảo văn bản tiếng Anh đầy đủ từ A-Z

Soạn thảo văn bản tiếng Anh là một trong những kỹ năng cần thiết khi học tiếng Anh. Nếu bạn đang chuẩn bị soạn thảo một văn bản tiếng Anh mà chưa biết bắt đầu từ đâu và trình bày bố cục như thế nào để phù hợp nhất, bài viết sau đây chúng tôi sẽ bật mí cho bạn.

Xác định loại văn bản tiếng Anh bạn cần soạn thảo

Dù làm bất kỳ việc gì chúng ta cũng cần xác định mục tiêu hướng tới là gì. Việc soạn thảo văn bản tiếng Anh cũng vậy. Bạn cần xác định trước một số nội dung sau:

• Bạn soạn thảo văn bản này để làm gì?
• Người nhận văn bản là ai?
• Văn bản này cần thể hiện sự cứng rắn hay mềm mại.

Trong công việc, bạn sẽ thường gặp một số văn bản tiếng Anh sau : thư giới thiệu (Cover letter), văn bản chào hàng (letter of inquiry), văn bản khiếu nại hoặc phàn nàn (letter of complaint), văn bản đàm phán (adjustment letters),… Vì vậy, việc nắm trước nội dung sẽ giúp bạn chủ động hơn với văn bản tiếng anh của mình

Chuẩn bị nội dung cần thể hiện

Sau khi đã xác định được nội dung văn bản thì việc soạn thảo văn bản sẽ trở nên đơn giản hơn. Bước tiếp theo bạn chỉ cần liệt kê ra những thông tin cần đưa vào nội dung chính của văn bản. Bạn nhất định không nên bỏ qua bước này. Vì nếu không có danh sách những nội dung cần thiết, chúng ta sẽ rất dễ dàng bị quên hoặc thiếu sót một vài điểm quan trọng.

Bước tiếp theo nữa là bạn hãy hình dung xem bố cục mà bạn sẽ trình bày trong văn bản như thế nào là hợp lý và thuyết phục nhất. Điều này giúp văn bản bạn soạn thảo có liên kết chặt chẽ, nội dung có giá trị cao hơn.

Hướng dẫn cách xây dựng bố cục văn bản bằng tiếng Anh

Thông thường trong các văn bản bằng tiếng Anh, nhất là các loại văn bản truyền thông, sẽ được xây dựng bố cục nội dung như sau:

Tiêu đề văn bản

Điểm quan trọng nhất khi đặt tiêu đề cho văn bản cần chú ý đến sự chính xác, rõ ràng, ngắn gọn, tạo ấn tượng mạnh với người nhận văn bản.

Một tiêu đề văn bản hay không nhất thiết phải là một tiêu đề tổng hợp được tất cả các ý trong văn bản. Nhưng nhất thiết phải hài hòa với phần nội dung văn bản và có thể tạo điểm nhấn cho toàn văn bản.

Mở đầu văn bản

Nếu ví văn bản này như một bài văn thì phần mở đầu văn bản, sau tiêu đề, chính là mở bài của bài văn.

Đây là phần tóm tắt nội dung then chốt của toàn văn bản, để người tiếp nhận có thể hiểu và nắm bắt được nội dung chính của toàn văn bản.

Có một gợi ý nhỏ khi bạn viết mở đầu văn bản, chúng ta chỉ nên tóm tắt những nội dung trọng yếu. Khi số lượng nội dung trọng yếu nhiều hãy cố gắng tóm lược lại trong những câu từ ngắn nhất. Đừng nêu hết tất cả mọi thông tin để tránh văn bản trở nên dài dòng và lộn xộn.

Sắp xếp mức độ quan trọng của những mục nội dung trong văn bản

Thông thường trong văn bản tiếng Việt hay trong văn bản tiếng Anh cũng có 2 cách sắp xếp nội dung.

• Cấu trúc nội dung hình tháp: Có nghĩa là nội dung ít quan trọng nhất sẽ ở trên và theo thứ tự tăng dần độ quan trọng.
• Cấu trúc tháp ngược: Có nghĩa là nội dung quan trọng nhất sẽ ở trên và theo thứ tự giảm dần độ quan trọng.

Tùy theo nguyên nhân, mục đích của văn bản mà bạn chọn cách bố trí nội dung cho hợp lý.

Dù là văn bản nào đi chăng nữa thì chúng ta cũng nên khéo léo sắp xếp những nội dung mang tính chất xoa dịu, để người tiếp nhận văn bản cảm thấy dễ dàng tiếp nhận hơn. Và sẵn sàng bỏ qua những lỗi nhỏ mà chúng ta mắc phải trong khi soạn thảo văn bản tiếng Anh.

Hoàn tất văn bản

Hãy tạo điểm nhấn để chắc chắn rằng, người tiếp nhận văn bản sẽ không bỏ qua ý quan trọng nhất của văn bản bạn đã gửi họ.

Và đừng quên nói « cảm ơn » một cách chân thành để người tiếp nhận văn bản cảm nhận được thiện chí xây dựng, hợp tác của bạn.

Hãy kiểm tra lại lỗi

Khi viết soạn thảo một văn bản tiếng Anh, ít nhiều chúng ta sẽ mắc phải một vài lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp, lỗi dấu câu,… Do vậy, để tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả của văn bản và thể hiện sự tôn trọng với người nhận văn bản, chúng ta cần kiểm tra kỹ lưỡng các lỗi này.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ phần mềm vượt bậc như hiện nay. Bitu chính là một app học tiếng anh giao tiếp với người nước ngoài rất hữu ích bạn nhất định phải biết. Trên app có rất nhiều các bài giảng tiếng anh tương đương với trình độ tiếng anh của bạn. Nếu bạn đang không biết cách soạn thảo văn bản tiếng anh như thế nào thì có thể giao tiếp trực tiếp với các thầy cô giáo trên app để được hỗ trợ.

Giáo viên trên app Bitu không chỉ giải đáp mọi thắc mắc của học viên mà còn chỉnh lại cho bạn cách phát âm. Từ đó, bạn sẽ học giao tiếp tiếng anh thành thạo và thuần thục như người bản xứ. Bitu mang đến sự tiện lợi, giúp bạn có thể học tập ở bất cứ đâu mà mình mong muốn.

Hy vọng những thông tin trong bài viết mà chúng tôi chia sẻ, giúp các bạn biết cách soạn thảo văn bản tiếng anh thành công.