Email là gì? Tất tần tật về email bạn cần biết

Trong thời đại 4.0, Email được đánh giá là một trong những hình thức trao đổi thông tin nhanh chóng và tiện lợi nhất. Loại phương tiện trực tuyến này được sử dụng rộng rãi trong học tập và công việc, đáp ứng được mọi yêu cầu về tốc độ xử lý, lưu trữ, tính ổn định,… Trong bài viết dưới đây, Nguyễn Kim sẽ giới thiệu chi tiết các nội dung liên quan đến email là gì. Cùng tham khảo để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích, đảm bảo sử dụng đem lại hiệu quả cao.

Email là gì? Email và Gmail có khác nhau không?

Email là gì? Đây là tên viết tắt của Electronic Mail, là một hình thức thư điện tử được sử dụng để trao đổi thông tin trực tuyến thông qua Internet. Ngày nay, loại phương tiện này đang được sử dụng vô cùng rộng rãi và trở thành công cụ không thể thiếu đối với công việc cũng như học tập.

Những lợi ích khi sử dụng Email là gì?

Lý do tại sao lượng người dùng Email trên thế giới ngày càng tăng mạnh? Lợi ích mang lại của Email là gì? Thực tế cho thấy, loại phương tiện trực tuyến này đã đem đến nhiều trải nghiệm vô cùng tuyệt vời:

Trao đổi thông tin “thần tốc” và cực dễ dàng

Bằng việc sử dụng email, chỉ với một cú click chuột, người dùng ngay lập tức đã có thể gửi thành công một bức thư điện tử dù ở bất cứ đâu. Đây thực sự là một bước tiến quan trọng trong vấn đề trao đổi thông tin, vượt trội hơn hẳn so với hình thức truyền thống khi không chịu sự ảnh hưởng của khoảng cách địa lý.

Tiết kiệm chi phí và thời gian

Việc trao đổi thông tin qua email giúp tiết kiệm chi phí chuyển phát và thời gian chờ đợi. Do đó, quá trình giao tiếp sẽ trở nên hiệu quả hơn nhiều.

Đính kèm được nhiều dạng dữ liệu khác nhau

Bên cạnh văn bản, email còn hỗ trợ đính kèm nhiều dạng tập tin khác nhau như file PDF, âm thanh, hình ảnh,… Điều này thực sự đã đem đến một trải nghiệm hoàn toàn hài lòng đối với người dùng.

Ưu, nhược điểm của Email là gì?

Ưu điểm

• Trao đổi thông tin trong tích tắc chỉ với một cú click chuột.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí nhận, gửi thư.
• Hỗ trợ đính kèm nhiều dạng tệp tin khác nhau.
• Không bị giới hạn về khoảng cách địa lý hay thời gian.
• Sử dụng tiện lợi chỉ cần có kết nối Internet.
• Tính bảo mật cao.
• Hiếm xảy ra vấn đề hư hỏng, thất lạc thư từ như hình thức truyền thống.

Nhược điểm

• Thiết bị có khả năng nhiễm virus trong quá trình tải xuống hoặc vô tình mở những tệp tin chứa virus.
• Đôi khi không thể truyền đạt rõ cảm xúc của người gửi.
• Thỉnh thoảng bị làm phiền bởi một số tin nhắn quảng cáo, spam,…
• Các dịch vụ email miễn phí hầu hết đều giới hạn dung lượng lưu trữ nên đòi hỏi người dùng phải dọn dẹp thường xuyên để có không gian trống.

Cấu trúc của địa chỉ Email như thế nào?

Người dùng sử dụng địa chỉ Email để trao đổi thông tin với các tài khoản khác.

Cấu trúc chuẩn gồm 2 phần cơ bản: [Tên email] @ [Tên miền]. Phần trước bao gồm các chữ số, ký tự viết liền không dấu, dấu câu đặc biệt, đảm bảo không trùng với những người dùng khác. Tên miền là phần mặc định của nhà cung cấp dịch vụ hoặc bạn có thể trả phí để đăng ký tên riêng.

Những nội dung quan trọng trong Email

Các nội dung quan trọng trong Email là gì? Cụ thể, bao gồm những phần sau:

• Người nhận: Nơi nhập địa chỉ Email của người cần nhận thư (có thể nhập cùng lúc nhiều địa chỉ email khác nhau).
• Chủ đề: Tóm tắt ngắn gọn nội dung Email (không bắt buộc điền).
• Nội dung thư: Ghi toàn bộ nội dung muốn trao đổi, bao gồm văn bản và các tệp đính kèm (nếu có).
• Chữ ký: Có thể cài đặt sẵn hoặc nhập thủ công nhưng không bắt buộc phải sử dụng.

Email miễn phí khác gì với Email trả phí?

Yếu tố so sánh Email miễn phí Email trải phí Chi phí Miễn phí Có phí (tuỳ gói đăng ký) Đối tượng sử dụng Cá nhân Doanh nghiệp Tên miền Mặc định (do nhà cung cấp cấp) Tên miền riêng Tốc độ gửi Chậm hơn Nhanh hơn Số lượng Email/ngày Giới hạn Nhiều hơn bản miễn phí hoặc không giới hạn Khả năng bảo mật Thấp hơn Cao hơn Dung lượng tệp đính kèm Thấp Cao Quảng cáo và spam Có Không Hỗ trợ 24/7 Không Có

Các loại Email phổ biến được dùng rộng rãi

Email cá nhân

Đây là tài khoản Email riêng được tạo bởi mỗi cá nhân người dùng. Tên miền là mặc định, được thiết lập bởi nhà cung cấp dịch vụ như @gmail.com, @outlook.com,…

Email doanh nghiệp

Đây là tài khoản Email sử dụng tên miền doanh nghiệp (có trả phí), phục vụ cho mục đích công việc, hỗ trợ thu hồi để bảo mật dữ liệu khi cần thiết. Mỗi cá nhân không thể tự ý tạo dạng Email này khi chưa được cấp quyền.

Email Marketing

Đây là những Email quảng cáo, tiếp thị được dùng trong Marketing. Nội dung bên trong thường nhằm mục đích tiếp cận nhóm khách hàng tiềm năng và tìm kiếm cơ hội tăng doanh thu.

Một số dịch vụ Email miễn phí tốt nhất hiện nay

Gmail

Đây là dịch vụ thư điện tử miễn phí được cung cấp bởi Google, phục vụ cho nhu cầu trao đổi thông tin của cá nhân và doanh nghiệp. Gmail sở hữu nhiều tính năng hữu ích như đính kèm tệp đa phương tiện, xác minh 2 bước, hoàn tác gửi thư,… Bên cạnh đó là sự tích hợp của nhiều công cụ tiện lợi gồm: Google Calendar, Google Keep, Google Task,… đem đến trải nghiệm hoàn hảo hơn cho người dùng.

Outlook

Phiên bản Email này được cung cấp bởi Microsoft, cung cấp nhiều tính năng và tiện ích như phục hồi thư, xác thực 2 yếu tố,… Hiện nay, Outlook cũng sở hữu một lượng người dùng cực lớn trên toàn cầu.

Yahoo Mail

Yahoo Mail sở hữu giao diện thân thiện, khả năng gửi thư với dung lượng lớn, là dịch vụ Email miễn phí được ưa chuộng trên toàn cầu. Ngoài ra, bộ lọc thư rác cũng được người dùng đánh giá cao.

iCloud Mail

Đây là dịch vụ Email miễn phí được cung cấp bởi Apple. Ngoài các tính năng cơ bản như gửi thư, lọc thư rác, đính kèm tệp, iCloud Mail còn có khả năng lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây với độ bảo mật cao.

Hướng dẫn đăng ký Email bằng tài khoản Gmail

Cách đăng ký Email trên điện thoại

• Bước 1: Đăng ký Email theo đường link:

https://accounts.google.com/signup/v2/webcreateaccount?flowName=GlifWebSignIn&flowEntry=SignUp.

• Bước 2: Tại giao diện, bấm chọn “Thêm tài khoản vào thiết bị”.

• Bước 3: Chọn “Tạo tài khoản”, chọn “Tiếp theo”, chọn “Cho bản thân tôi” và nhấn “Tiếp theo” nếu muốn tạo Email cá nhân.

• Bước 4: Nhập Họ, tên và chọn “Tiếp theo”.
• Bước 5: Nhập ngày, tháng, năm sinh, giới tính và chọn “Tiếp theo”.

• Bước 6: Nhập tên người dùng, chọn “Tiếp theo”.
• Bước 7: Tạo mật khẩu cho tài khoản và chọn “Tiếp theo”.

• Bước 8: Thêm số điện thoại hoặc bỏ qua, sau đó chọn “Tôi đồng ý” để tiếp tục.

• Bước 9: Chọn “Tôi đồng ý” khi chấp nhận các điều khoản, vậy là quá trình đăng ký Email đã hoàn tất.

>> Xem thêm: Tự tin dùng thuần thục Gmail, bạn đã biết 4 điều này.

Cách đăng ký Email trên máy tính

• Bước 1: Tạo tài khoản Email theo đường link:

https://accounts.google.com/signup/v2/webcreateaccount?hl=vi&flowName=GlifWebSignIn&flowEntry=SignUp.

• Bước 2: Điền thông tin theo yêu cầu và chọn “Tiếp theo” để đăng ký tài khoản.

• Bước 3: Nhập thông tin có thể bỏ qua bước nhập số điện thoại và chọn “Tiếp theo”.

• Bước 4: Chọn “Tôi đồng ý” để chấp nhận các điều khoản.

Cách đăng nhập Email trên điện thoại

• Bước 1: Đăng nhập Email theo đường link:

https://accounts.google.com/signup/v2/webcreateaccount?flowName=GlifWebSignIn&flowEntry=SignUp.

• Bước 2: Chọn “Thêm tài khoản vào thiết bị”.
• Bước 3: Nhập Email, mật khẩu đã đăng ký để đăng nhập.

Cách đăng nhập Email trên máy tính

• Bước 1: Đăng nhập vào Email theo đường link:

https://accounts.google.com/signin/v2/identifier?hl=vi&continue=https%3A%2F%2Fmail.google.com%2Fmail&service=mail&ec=GAlAFw&flowName=GlifWebSignIn&flowEntry=AddSession.

• Bước 2: Nhập địa chỉ Email và chọn “Tiếp theo”

• Bước 3: Nhập mật khẩu và chọn “Tiếp theo”.

Các thuật ngữ cần nắm khi sử dụng Email

CC, BBC trong Email là gì?

CC, BBC trong Email là gì và sử dụng ra sao? Cụ thể như sau:

• CC (Carbon Copy): Tính năng CC cho phép gửi bản sao Email đến người nhận, người này đồng thời cũng sẽ nhìn thấy các địa chỉ Email nhận khác.
• BCC (Blind Carbon Copy): Tính năng BCC tương tự như CC nhưng tất cả các địa chỉ Email nhận khác sẽ được ẩn đi.

Resend Email là gì?

Resend Email là gì? Tính năng này cho phép gửi lại Email một lần nữa trong trường hợp đường truyền Internet gặp trục trặc, bị gián đoạn.

Subject là gì?

Đây là chủ đề của Email được gửi đi. Subject thường là một dòng tóm tắt ngắn gọn phần nội dung bên trong thư.

Spam mail

Spam mail thường là thư điện tử quảng cáo. Nội dung chủ yếu xoay quanh các chương trình tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, thậm chí là thông tin lừa đảo, phần mềm độc hại, link virus,…

Push mail

Push Email là gì? Đây là phương pháp nhận thư bằng cách sử dụng hệ thống tự động chuyển tiếp đến một thiết bị di động đã được cấu hình sẵn.

FYI nghĩa là gì?

FYI (For Your Information) xuất hiện ngay dòng đầu tiên của Email khi chuyển tiếp đến một người khác. Mục đích chính là cung cấp các thông tin cần thiết cho người nhận.

Fwd là viết tắt của từ gì?

Fwd là viết tắt của Forward. Người dùng sẽ nhìn thấy từ này nằm ở vị trí đầu mục Chủ đề. Fwd xuất hiện khi bạn chuyển tiếp Email đến một người nhận thứ 3.

Btw là gì?

Btw là viết tắt của By the way. Từ này thường được dùng để hỏi thêm thông tin ở cuối thư.

Snoozed là gì?

Snoozed nghĩa là Đã tạm ẩn. Tính năng này được dùng để chỉ những Email mà người dùng không muốn xuất hiện ở Hộp thư đến nhưng cũng không muốn xoá đi.

Scheduled là gì?

Mục Scheduled chứa các Email đã được lên lịch sẵn, sẽ được gửi đi vào một mốc thời gian nhất định. Thiết lập này giúp người dùng không bị quên hoặc gửi thư sai thời điểm.

Lưu ý giúp tạo Email chuyên nghiệp

• Đặt tên địa chỉ mail: Người dùng nên sử dụng tên thật để đặt địa chỉ Email, đối với Email doanh nghiệp thì nên có tên miền riêng.
• Đặt tiêu đề: Ngắn gọn, rõ ràng, súc tích và tránh bỏ trống phần này.
• Hạn chế tối đa viết tắt (ngoại trừ thuật ngữ chuyên ngành), nên viết hoa, đặt dấu câu đúng chỗ.
• Thống nhất sử dụng một ngôn ngữ xuyên suốt nội dung Email, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt.
• Mỗi Email gửi đi đều nên kèm lời chào lịch sự, tôn trọng.

Mẹo sử dụng Email hiệu quả

Kiểm tra lại Email trước khi gửi

Trước khi gửi Email, bạn nên kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin quan trọng như địa chỉ người nhận, nội dung thư, chính tả, tệp đính kèm,… Điều này sẽ góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc đồng thời đem lại ấn tượng tốt cho đối phương.

Sắp xếp Email theo tag và màu sắc

Mục đích của việc sắp xếp Email là gì? Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi tìm kiếm thư, tránh tình trạng thất lạc. Tốt nhất, người dùng nên thêm các tag riêng biệt cho từng nội dung và mục đích Email.

Không nhấn vào các đường link lạ

Khi nhận Email từ người lạ, có chứa nội dung là các đường link lạ, bạn nên cảnh giác và tốt nhất là không nên bấm vào. Đây có thể là thủ đoạn của kẻ xấu muốn phát tán virus nguy hiểm cho thiết bị hoặc phục vụ cho mục đích đánh cắp tiền bạc, thông tin,…

Thường xuyên dọn dẹp mail rác

Việc dọn dẹp thư rác sẽ giúp giải phóng không gian lưu trữ. Đồng thời điều này còn làm cho hòm thư trông gọn gàng, chuyên nghiệp hơn.

Thường xuyên kiểm tra Spam mailbox

Thông thường, các Email quảng cáo sẽ được tự động chuyển vào mục Spam. Tuy nhiên, nhiều trường hợp mail quan trọng cũng có thể bị lạc vào đây. Vì vậy, bạn đừng quên kiểm tra Spam mailbox thường xuyên nhé!