Onboarding là gì? Quy trình Onboarding cho nhân viên mới

Onboarding là một quá trình không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng, đào tạo nhân sự. Nếu như việc tìm một ứng viên là điều khó khăn thì việc giúp nhân viên hòa đồng với môi trường, văn hóa công ty lại khó gấp nhiều lần. Thực tế, một quy trình Onboarding chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức trong việc đào tạo nhân viên hiệu quả. Vậy Onboardig là gì? Hãy cùng 1Office khám phá ở ngay bài viết dưới đây nhé.

1. Tìm hiểu chung về Onboarding

1.1 Onboarding là gì?

Onboarding được hiểu đơn giản là quá trình nhập môn cho nhân viên mới. Quá trình này giúp nhân viên mới có thể tự tin hơn, hòa nhập dễ dàng hơn với môi trường mới và cung cấp kĩ năng, kiến thức cần thiết phục vụ công việc về sau.

Từ đó, nhân viên mới sẽ thu nạp được nhiều kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử, giao tiếp… cần thiết. Nếu nhân viên mới hòa nhập nhanh thì hiệu quả công việc sẽ được nâng lên, giúp đóng góp cho doanh nghiệp tăng đáng kể.

1.2 Lợi ích của Onboarding đối với doanh nghiệp

Onboarding process giữ vai trò quan trọng đối với mọi doanh nghiệp trong việc tuyển dụng nhân tài. Là khởi đầu quan trọng đối với mọi doanh nghiệp khi tiếp nhận nhân viên mới, giúp doanh nghiệp nhận thấy được tinh thần và thái độ của nhân viên mới nói riêng và toàn bộ công ty nói chung.

• Tiết kiệm chi phí, thời gian đào tạo: Việc hướng dẫn, đào tạo đầy đủ sẽ giúp nhân viên mới thích nghi và nắm bắt được công việc dễ dàng hơn. Một quy trình onboarding đầy đủ sẽ giúp nhân viên mới quen với công việc nhanh hơn, từ đó giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian cũng như tiết kiệm tối đa chi phí đào tạo.
• Rút ngắn khoảng cách giữa nhân viên mới và các nhân viên cũ: Không chỉ giúp nhân viên mới làm quen công việc mà con người là một yếu tố quan trọng giúp nhân viên hòa nhập nhanh với nhân viên cũ. Onboarding có vai trò như một chiếc cầu nối xóa đi những bỡ ngỡ, ngại ngùng của nhân viên mới.
• Tạo ra quy trình tuyển dụng và đào tạo đồng bộ: Có thể nói Onboarding là bước gạch nối giữa tuyển dụng và đào tạo. Nếu thực hiện tốt onboarding sẽ tạo ra một quy trình từ tuyển dụng đến đào tạo thống nhất và không ngắt quãng. Đây là khâu đặc biệt quan trọng trong việc giữ nhân tài trong doanh nghiệp, giúp giảm tối đa tỉ lệ nghỉ việc trong giai đoạn đầu làm việc của nhân viên.
• Xây dựng một lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên mới: Bất cứ nhân viên nào cũng muốn có một lộ trình thăng tiến khi đến với một môi trường mới.

Như vậy, Onboarding đóng vai trò giúp bạn hiểu sâu hơn về công việc cũng như xây dựng một lộ trình phát triển rõ ràng cho cho nhân viên.

Đọc thêm: 10 cách quản lý nhân sự hiệu quả mà doanh nghiệp không thể thiếu!

2. Quy trình Onboarding chuẩn cho doanh nghiệp

Tùy vào quy mô tuyển dụng, cách vận hành của từng doanh nghiệp sẽ có một quy trình on board trong tuyển dụng khác nhau. Có những doanh nghiệp lớn sẽ có cả một đội ngũ nhân sự riêng chuyên đào tạo để nhập môn cho nhân viên mới. Vậy một quy trình onboarding là gì? Hãy cùng chúng tôi khám phá 3 bước trong một quy trình Onboarding ở dưới đây nhé:

2.1 Pre-Onboarding

Đây là bước đầu tiên trong quá trình Onboarding, việc chuẩn bị đầy đủ cho nhân viên mới trước khi nhận việc sẽ tạo không khí thân thiện và thoải mái giúp họ bắt đầu làm việc tại môi trường mới hiệu quả. Bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau:

• Chuẩn bị sổ tay và bút viết
• Chuẩn bị đồng phục của công ty
• Xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới, hợp đồng lao động và những giấy tờ cần thiết khác. Những thủ tục như vậy sẽ rất tốn thời gian.
• Thông tin về công việc, môi trường làm việc, văn hóa nội bộ cho nhân viên.
• Chuẩn bị đồ dùng, chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.

2.2 Ngày đầu tiên đi làm

Đối với nhân viên đi làm ngày đầu tiên thì việc quan trọng là giúp họ xác định được tầm nhìn trước mắt và giới thiệu để họ rõ về mục tiêu công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của họ ở doanh nghiệp. Đây là cơ hội thuận lợi để ghi điểm trong mắt nhân viên mới. Công việc sẽ không phải là điều quan trọng nhất trong giai đoạn này. Do đó, việc tương tác với đồng nghiệp mới cũng vô cùng quan trọng.

2.3 Sau khi nhân viên đã làm việc

Training là điều bắt buộc nhưng chắc chắn sẽ không phải là những buổi training liên tục mà sẽ đan xen với on-job-training kết hợp cùng với mentoring ngay trong công việc. Nhân viên mới khi được trang bị kiến thức một cách bài bản và chuyên nghiệp chắc chắn sẽ phát huy tối đa trí lực để hoàn thành công việc được giao, gia tăng hiệu suất và góp phần tạo nên sức mạnh phát triển doanh nghiệp.

Ngoài ra, được đào tạo thường xuyên, liên tục nhân viên sẽ tích cực, có trách nhiệm và yêu công việc của mình hơn. Sau 2-3 tháng là đủ để hiểu rõ năng lực và mong muốn của nhân viên. Sau thời gian này là đủ để đánh giá xem nhân viên có phải là một “mảnh ghép” lâu dài hay không.

Như đã thấy, quy trình Onboarding là chìa khóa quan trọng, đóng vai trò không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng, đào tạo nhân sự và cách quản trị doanh nghiệp. Việc tìm kiếm một phần mềm quản lý nhân sự là một giải pháp hoàn hảo giúp bạn rút ngắn.

Xem thêm: Employer Branding là gì? 5 Bước xây dựng chiến lược Employer Branding hiệu quả

3. Giải pháp xây dựng Onboarding với phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Onboarding là một quy trình bắt buộc để tạo ra một doanh nghiệp chuyên nghiệp và bền vững. Tại các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng nhân sự số lượng lớn, các HR sẽ mất nhiều thời gian và gặp nhiều khó khăn trong quy trình tuyển dụng cũng như tiếp nhận nhân sự.

Thấu hiểu điều này, 1Office mang đến bạn phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự thuộc bộ tính năng hỗ trợ giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp - HRM giúp bạn quản lý đồng bộ, tập trung nhiều hồ sơ ứng viên một cách tiện lợi, chuyên nghiệp như:

• Cập nhật thông tin tiếp nhận: Khi tiếp nhận nhân viên mới, người quản lý có thể tích lai các thủ tục giấy tờ tiếp nhận đã nộp (sơ yếu lý lịch, ảnh, bằng cấp…), hệ thống sẽ cảnh báo tự động các thủ tục còn thiếu cho người lao động
• Cập nhật thông tin học vấn: Cho phép người lao động và người quản lý cập nhật quá trình đào tạo, học tập của người lao động. Hệ thống đã có sắc các cơ sở đào tạo do Bộ GDDT quy định, doanh nghiệp có thể bổ xung thêm danh sách này
• Tạo hợp đồng lao động: Từ hồ sơ nhân sự, cán bộ quản lý có thể tạo nhanh hợp đồng lao động. Hệ thống sẽ tự động tải các thông tin của hồ sơ nhân sự cho vào hợp đồng lao động.
• Cập nhật lịch sử công việc: Khi một người lao động thay đổi vị trí, phòng ban, chức vụ… người quản lý có thể cập nhật để lưu lại toàn bộ lịch sử quá trình công tác. Hệ thống sẽ căn cứ vào lịch sử công việc để tính toán ra bảng chấm công và bảng lương
• Thông tin bảo hiểm: Cho phép cập nhật thông tin đóng bảo hiểm của người lao động như: số sổ, tháng báo tăng, số thẻ, nơi đăng ký khám chữa bệnh …
• Cập nhật quá trình đóng bảo hiểm: Cho phép cập nhật lịch sử quá trình đóng bảo hiểm của người lao động từ trước đến nay
• Cập nhật trạng thái hồ sơ: Cho phép người quản lý có thể chuyển hồ sơ nhân sự sang trạng thái nghỉ việc, nghỉ thai sản, nghỉ không lương …

Với phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp sẽ chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự giúp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác. Từ đó, giúp cho các nhà quản trị nắm bắt rõ ràng tình hình nhân sự, sau đó đưa ra cái nhìn tổng thể về biến động nguồn nhân lực để có thể giải quyết kịp thời.

>>>Bạn có thể tham khảo thêm phần mềm tuyển dụng nhân sự giúp bạn lựa chọn được ứng viên phù hợp một cách nhanh nhất.

1Office hy vọng những chia sẻ trong bài viết này đã giúp bạn hiểu được Onboarding là gì và có ý nghĩa gì trong quá trình tuyển dụng. Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân sự, hãy đăng ký ngay với chúng tôi để được hỗ trợ bạn trong quá trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự để giữ chân những ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp mình nhé!

Để hiểu hơn về phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm video giới thiệu dưới đây để hiểu rõ hơn về bộ phần mềm tuyệt vời này nhé.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA