Phân biệt sự khác nhau giữa Sourcing và Procurement

Sourcing và Procurement là hai thuật ngữ quen thuộc, thường được nhắc đến trong bộ phận Purchasing và gắn liền với hoạt động thu mua, cung ứng và tìm nguồn hàng hoá. Vậy sự khác biệt giữa chức năng Sourcing (tìm nguồn cung ứng) và chức năng Procurement (mua hàng) trong một tổ chức như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!

1. Tổng quan

Chức năng Sourcing tập trung vào quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp và xác định chiến lược mua hàng, trong khi chức năng Procurement thực hiện các hoạt động cụ thể liên quan đến việc giao dịch mua sắm. Cả hai chức năng này đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo công ty có thể mua được hàng hoá hoặc dịch vụ chất lượng và hiệu quả từ nhà cung cấp một cách tối ưu nhất. Mỗi chức năng có nhiệm vụ, hoạt động, yêu cầu về năng lực và kỹ năng ở nhân sự khác nhau.

2. Nhiệm vụ và hoạt động của chức năng Sourcing và Procurement

Nhiệm vụ và hoạt động của chức năng Sourcing bao gồm:

• Xác định chiến lược và kế hoạch Sourcing
• Thu hút sự sáng tạo từ các nhà cung cấp
• Cung cấp điều kiện và giá tốt nhất cho Doanh nghiệp bằng cách xác định cơ sở nhà cung cấp lâu dài tối ưu theo kế hoạch chiến lược, bao gồm danh mục, Hợp đồng Dịch vụ Chính thức (Master Service A…), Danh sách Nhà cung cấp Ưa thích (PSL), và Bảng giá chuẩn
• Hỗ trợ các dự án Doanh nghiệp tạm thời có mức độ tài chính cao hoặc yêu cầu kỹ thuật cụ thể
• Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp theo tầm nhìn trung hạn

Chức năng Sourcing tập trung vào quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp và xác định chiến lược mua hàng. Nguồn: Getty Images

Nhiệm vụ và hoạt động của chức năng Procurement bao gồm:

• Hiểu rõ kỳ vọng và nhu cầu ngắn hạn của doanh nghiệp
• Chia sẻ định kỳ với nhóm sourcing về kỳ vọng của doanh nghiệp
• Hỗ trợ hàng ngày cho tổ chức với việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất để phù hợp với nhu cầu dự án
• Quản lý giao dịch hàng ngày với nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng và hiệu suất vận hành (chất lượng, thời gian giao hàng…)
• Đặt hàng, thanh lý hợp đồng, làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp
• Bảo trì dữ liệu và nội dung (danh mục, danh sách nhà cung cấp ưa thích...)
• Nâng cao sự tuân thủ bằng cách đảm bảo các quy tắc quản lý của quy trình mua hàng

Chức năng Procurement thực hiện các hoạt động cụ thể liên quan đến việc giao dịch mua sắm. Nguồn: Getty Images

3. Công việc của Sourcing và Procurement trong quy trình mua hàng

Sourcing đảm nhận các công việc như:

• Xác định cách tiếp cận tổng thể để mua sắm hàng hóa và dịch vụ để có cơ sở nắm bắt và sử dụng cơ hội để cắt giảm chi phí
• Lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chuẩn đặt ra
• Soạn thảo và ký kết các hợp đồng chuẩn cho các sản phẩm và dịch vụ cụ thể
• Quản lý việc mua sắm liên quan đến các dự án có độ phức tạp cao hoặc yêu cầu đặc biệt
• Thực hiện các thỏa thuận khung cho việc cung cấp dịch vụ
• Xây dựng và duy trì danh sách các nhà cung cấp được ưu tiên sử dụng
• Cung cấp thông tin chi tiết về giá cả của sản phẩm và dịch vụ

Còn Procurement sẽ phụ trách các đầu việc gồm:

• Thu thập thông tin từ các nhà cung cấp, yêu cầu họ đưa ra báo giá về hàng hóa và dịch vụ cần mua
• Sau khi nhận được các đề xuất và báo giá, nhóm Procurement sẽ tổng hợp thông tin, thương lượng giá cả, điều khoản và đi tới quyết định chọn nhà cung cấp cuối cùng
• Soạn thảo và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp đã chọn, chính thức hóa các điều khoản và giá cả được thỏa thuận
• Đặt hàng và xử lý hóa đơn: Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao nhận, thực hiện việc kiểm tra và xác nhận số lượng, chất lượng cũng như việc xử lý các hóa đơn liên quan được để đảm bảo rằng tất cả mọi thứ đều phù hợp với các điều kiện đã ký kết
• Quản lý dữ liệu, hướng dẫn người dùng và kiểm soát tuân thủ các chuẩn mực hay quy định pháp lý

Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao nhận, nhóm Procurement cũng thực hiện việc kiểm tra và xác nhận số lượng, chất lượng và xử lý các hóa đơn liên quan. Nguồn: Getty Images

4. Yêu cầu đối với nhân sự trong phòng Mua hàng

Có thể thấy, trọng tâm công việc của team Sourcing luôn xoay quanh nhà cung cấp/thị trường, thực hiện các dự án Sourcing trung hạn và mang tính chuyên môn về ngành hàng. Theo đó, đội ngũ nhân sự cần:

• Xác định và triển khai chiến lược mua sắm, phân tích thị trường nhà cung cấp địa phương
• Cấu trúc hóa và quản lý dự án chiến lược tìm kiếm nguồn cung ứng
• Xác định nhà cung cấp ưu tú và hướng dẫn nhà cung cấp
• Quản lý sự thay đổi ở cấp độ quốc gia
• Đàm phán thỏa thuận với nhà cung cấp và hỗ trợ doanh nghiệp trong các dự án phức tạp và giá trị cao
• Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, giám sát hiệu suất và danh mục nhà cung cấp
• Theo dõi hiệu suất, ngân sách và tiết kiệm đội ngũ mua hàng

Còn hoạt động của team Procurement sẽ tập trung vào doanh nghiệp, thực hiện các dự án tạm thời/ngắn hạn một cách linh hoạt và hiệu quả. Thế nên, team Procurement:

• Là điểm liên hệ duy nhất về mua hàng của doanh nghiệp trong các yêu cầu hàng ngày
• Phân tích và tư vấn cho doanh nghiệp về phương pháp mua sắm thích hợp nhất
• Tiến hành yêu cầu báo giá và đàm phán
• Quản lý mối quan hệ hàng ngày và hoạt động với nhà cung cấp
• Cung cấp hỗ trợ cho nhà cung cấp và người sử dụng
• Đề xuất kế hoạch cải tiến về quy trình và các loại mặt hàng để thách thức nhóm mua hàng
• Đảm bảo rằng doanh nghiệp hiểu biết tốt về các quy tắc quản lý mua sắm toàn cầu

Trọng tâm công việc của team Sourcing luôn xoay quanh nhà cung cấp/thị trường, trong khi hoạt động của team Procurement sẽ tập trung vào doanh nghiệp. Nguồn: Envato

Tóm lại, Sourcing tập trung vào quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp và xác định chiến lược mua hàng, còn Procurement thực hiện các hoạt động cụ thể liên quan đến giao dịch mua sắm. Theo dõi khóa học “Purchasing Excellence: Thực thi mua hàng xuất sắc” để tìm hiểu thêm về vai trò của phòng Mua hàng trong tổ chức, từ đó phân bổ nhân lực và xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả.

Đồng hành cùng học viên trong khoá học này là giảng viên Võ Thị Đoan Trinh, Cựu Giám đốc Purchasing của Công ty Dược Eco Pharma. Chị có 22 năm kinh nghiệm chinh phục các vị trí quản lý cao cấp trong bộ phận Purchasing tại nhiều tập đoàn đa quốc gia.

Khoá học "Purchasing Excellence: Thực thi Mua hàng Xuất sắc" sẽ trang bị kiến thức, giúp bạn cải thiện quy trình mua hàng hiệu quả, tối ưu được từng đồng chi phí cũng như biết cách quản lý rủi ro trong quá trình thu mua.