1/ Cách viết email tiếng Anh

1.1/ Phần Greeting - Chào hỏi

Nếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:

1.2/ Opening comment - Hỏi thăm

Hỏi sức khỏe (thân mật): Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

1.3/ Introduction - Lý do viết thư

Bạn có thể sử dụng cấu trúc I am writing to + ….

1.4/ Main point - Nội dung chính

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.

Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó

Dạng 2: Yêu cầu

Dạng 3: Thông báo tin tốt

Dạng 4: Thông báo tin xấu

Đề cập đến tài liệu đính kèm:

- Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)- Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)- Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?)

1.5/ Concluding sentence - Kết thúc thư

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

1.6/ Signing off - Ký tên

Trường hợp thân mật

Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi - Dear Mr, Mrs, Ms…)

Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi - Dear Sir/Madam)

2/ Các lưu ý khi viết email

3/ Một số từ viết tắt thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

4/ Những mẫu câu thông dụng trong viết email bằng tiếng Anh

Để xây dựng nên một email phù hợp trong từng tình huống, bạn có thể tham khảo cách viết một email bằng tiếng Anh thông qua các mẫu câu dưới đây.

4.1/ Salutation - Chào hỏi

Hoặc bạn cũng có thể tiếp cận 1 cách chi tiết hơn thông qua việc sử dụng các cấu trúc câu tiếng anh dưới đây:

4.2/ Starting - Mở đầu

Hoặc bạn cũng có thể mở đầu bằng cách nêu rõ mục đích của email này thông qua các mẫu câu tiếng anh thông dụng như:

4.3/ Referring to previous contact - Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó

4.4/ Making a request - Đưa ra lời yêu cầu bằng tiếng Anh

4.5/ Offering help - Đưa ra lời giúp đỡ

4.6/ Giving good news - Thông báo tin tốt bằng tiếng anh

4.7/ Giving bad news - Thông báo tin xấu

4.8/ Complaining - Mẫu câu thể hiện sự phàn nàn

4.9/ Các mẫu câu tiếng anh thường dùng để kết thúc email

5/ Các mẫu câu tiếng Anh thương mại thường dùng khi viết email

5.1/ Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đặt hàng

5.2/ Cách viết email tiếng Anh trong công việc khi muốn viết thư xin lỗi

5.3/ Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đề cập đến thanh toán

5.4/ Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết hỏi giá

5.5/ Các mẫu câu viết email tiếng Anh thư tín thương mại khi muốn kết nối liên lạc cho những lần giao dịch trong tương lai

6/ Template mẫu viết email tiếng Anh

6.1/ Form viết email tiếng Anh mang tính trang trọng

6.2/ Form email tiếng Anh khi viết thư thân mật

7/ Các bài mẫu viết email bằng tiếng Anh

Dưới đây là các mẫu email bằng tiếng Anh sử dụng trong các tình huống cụ thể mà bạn có thể tham khảo để vận dụng tốt hơn những cách viết mail tiếng Anh mà NativeX đã giới thiệu.

7.1/ Emails of invitation (thư mời) - Các mẫu email tiếng Anh

Email 1

Hi Ian, We’re holding a meeting on the current problems with the computer systems and I’d appreciate it if you could come. Having somebody like yourself there from the legal department is important because of the problems we’ve had with the loss of customer data.The meeting will take place next Thursday at 2pm in meeting room 3 in the Corley Building in Leeds.If there’s anything you would like to discuss in the meeting, send it to me by email and I’ll include it in the meeting’s agenda.Let me know as soon as possible if you can attend.Regards, David MitchellIT Project Manager

Email 2

Dear Mr Smith, My name is Sue Jenkins and I am writing on behalf of Reef Technologies plc.We are pleased to announce that we are sponsoring a series of presentations on the future of renewable energy. The presentations are going to be performed by world-renowned experts in the field (for example Dr Josh Bartlett from MIT and Mrs Jennifer Woods from Clean Future inc.) and will consider future advances in the technology of renewable technology.Due to your company having worked with Reef Technologies plc in the past, we would like to invite you to the event. The event will be held at the Randalls Conference Centre in Leeds between 3pm and 8pm on the 12 April 2013. If you require directions to the venue, please let me know.If you would like to attend, please confirm your attendance by replying to this email by the 18 March 2013.If you have any questions about the event, please don’t hesitate to contact me by email (on sjenkins@reeftech.com) or by mobile/cell (on 07867 7433123).I look forward to receiving your reply.Yours faithfully, Sue JenkinsPR ManagerReef Technologies plc

7.2/ Can’t attend the meeting (Cách viết email thông báo bằng tiếng Anh khi không tham dự được cuộc họp)

Email 1

Dear Mr Smith,Thank you for the invitation to the review meeting on the 12 July. Unfortunately, due to a prior commitment that I am unable to change, I will not be able to attend the meeting.If you need to contact me, please do not hesitate to do so on my mobile, 6902341899.I apologise for any inconvenience this may cause.Yours sincerely, T Berridge

Email 2

Hi John, I hope that everything’s going well over there?I’m afraid that I can’t make tomorrow’s meeting. Something very important has just come up and I’m going to be very busy tomorrow.I’m sorry for the short notice, but I just found out this morning.Is there any chance we can put the meeting back until Friday?Let me know if that’s OK for you.Regards Will

Email 3

Dear Miss Garland,With reference to the upcoming review meeting on Thursday the 13 November, I am afraid that due to personal reasons, I will not be able to attend.Would you object if we postponed the meeting to next week? If this is appropriate, what day would be convenient for you?If you have any questions, please do not hesitate to contact me on my mobile, 1902341892.Allow me to apologise for any inconvenience this may cause.I look forward to hearing from you.Yours sincerely, D Mitchell

7.3/ Emails of thanks (thư cảm ơn)

Email 1

Dear Mr Trotter,I would like to take this opportunity to thank you for showing myself and my colleague around your factory on Monday. It was both a very informative and productive visit for both myself and my colleague. I really appreciate that you took time out of your busy work schedule to show us around and meet with us.It was a pleasure to meet with you and your staff. All of whom treated us with the utmost kindness and respect during the whole of our visit. If you could pass our thanks onto your staff, it would be very much appreciated.Once again, thank you for the visit.Yours sincerely, Eric BannerAccount ExecutiveMerlin Components plc

Email 2

Dear all,I would just like to make you aware that our company has won the contract to supply photocopiers to the American government for the next 3 years.I would like to thank you all for the hard work you have done over the last four months. The winning of this contract is a recognition of all your hard work and dedication that you have made over the years to make our company great. This wouldn’t have been possible without you.Thank you, Ron LoweCEO Runners Ink inc.

Email 3

Hi Peter,Thanks a lot for sending me a copy of the report. It’s really appreciated.Regards, Sally

7.4/ Formal email of complaint (thư phàn nàn)

Dear Mrs Boswell, I wish to draw your attention to an issue we have with a recent order from yourselves (ref no. 34ED12QP). Not only was the delivery four days later than agreed, but when we tried to use the components, we found that 40% of them were damaged and basically useless.As is normal, I spoke to your Customer Service Manager, Peter Taylor on this matter. I expected that you would replace the damaged components, but this has not been the case. When I last spoke to Peter, last week, he informed me that the components were undamaged when delivered to us and that it was our fault. To make matters worse, he has still not replied to an email I sent to him on Monday. Not very professional customer service.As you are aware, we have been a customer of your company for over 5 years. The damaged components are severely impacting our production at the moment. We have orders which we can not send because of this problem with the components.Although, I appreciate that you are all very busy. I believe that I am entitled toan explanation why Peter Taylor has not answered my email, and is refusing to replace the components.Unless this issue is resolved promptly, then unfortunately, we will be forced to take further action.I expect an email from yourself by 5pm today at the latest, to inform me how you are going to resolve this issue.Yours sincerely, Craig SmithEGO Production Director

7.5/ Formal email of request (thư yêu cầu)

Dear Mr Mitchell, I am writing in reference to the current situation with the Skipton Airport Project. We have a number of questions which we hope you could answer.First of all, could you please provide us with an update on where you are on the Skipton Airport Project. We would also appreciate it if you could clarify what the current issues with the delivery system are, and confirm when you expect them to be resolved.In addition, at the end of our last meeting we requested a copy of the latest project update report. Unfortunately, we have still not received it. We would appreciate it if you could forward this to us.Could you also please confirm whether the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? In particular, we would like to have confirmation if the cost of parts and labour are included in the package? We require this information as soon as possible.And lastly, we are considering extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. We would be very grateful if you could provide us with a quote for this extension.I would really appreciate it if you could deal with these matters urgently.I look forward to hearing from you.Yours sincerely, Ian McAdamDevelopment Manager

7.6/ Informal email of request (thư yêu cầu, thân mật) - Cách viết thư nhờ giúp đỡ bằng tiếng Anh

Hi Dave, I hope that everything is OK over there. I just have a few questions about the Skipton Airport Project.First, can you give me an update on where you are on the project? I’d also appreciate if you could explain what the current issues with the delivery system are? And confirm when you expect them to be resolved.Also, at the end of our last meeting I asked for a copy of the latest Project Report. I still haven’t received one. Can you forward it to me?Can you also confirm if the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? We’d especially like to know if the cost of parts and labour are included in the package? We need this information as soon as possible.And lastly, we’re thinking about extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. Can you give us a quote for this extension?Please get back to me with the information as soon as possible.Thanks, Ian McAdamDevelopment Manager

7.7/ Formal email of apology (thư xin lỗi)

Dear Mr Smith, Further to your email of the 17th December 2009 regarding your order (ref no. 34ED12QP). First of all, please allow me to apologise for Peter Taylor not responding to your email. I can confirm that Peter has been on sick leave for the wh...

7.8/ Mẫu cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh

Email mẫu bằng tiếng Anh khi viết thư cảm ơn về lần mua đầu tiên

Trả lời email bằng tiếng Anh để cảm ơn vì sự ủng hộ của khách hàng trong suốt một năm

8/ How to write professional emails in EnglishTrên đây là các mẫu viết email tiếng Anh thông dụng và phù hợp nhất giúp bạn biết cách viết email bằng tiếng anh cho đối tác, khách hàng. Để có thể viết email tiếng Anh tốt hơn, bạn nên trau dồi và học thêm vốn từ vựng mỗi ngày cùng NativeX. Gợi ý cho bạn là phương pháp tăng thêm vốn từ vựng hiệu quả qua phương pháp PIALE cùng giảng viên Âu - Úc - Mỹ dưới đây.

Tác giả: NativeX