Trong vai trò của Business Analyst (BA), việc tạo ra các tài liệu chi tiết, rõ ràng và chính xác là yếu tố then chốt giúp dự án đạt được thành công. Những tài liệu này không chỉ giúp đội ngũ phát triển hiểu rõ yêu cầu của dự án mà còn giúp các bên liên quan nắm bắt được tiến trình và mục tiêu của dự án. Vậy Tài liệu BA cần làm là gì? Hãy cùng Cole tìm hiểu các loại tài liệu quan trọng mà một BA thường xuyên phải xây dựng trong quá trình làm việc.
1. Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ (Business Requirement Document - BRD)
BRD là tài liệu quan trọng giúp BA ghi lại các yêu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp. Tài liệu này tập trung vào các vấn đề chính mà doanh nghiệp đang gặp phải và mục tiêu mà họ muốn đạt được.
- Tài liệu này nhằm truyền đạt rõ ràng mục tiêu kinh doanh và các yêu cầu chính từ phía doanh nghiệp đến các bên liên quan.
- BRD bao gồm các yêu cầu kinh doanh, các mục tiêu cụ thể mà hệ thống mới cần đáp ứng, các vấn đề hiện tại, và đề xuất giải pháp.
2. Tài liệu yêu cầu hệ thống (System Requirement Specification - SRS)
SRS là tài liệu BA cần làm, nó tập trung vào các yêu cầu kỹ thuật của hệ thống. Trong khi BRD mô tả những gì doanh nghiệp cần, SRS giải thích chi tiết cách hệ thống cần phải được thiết kế và xây dựng để đáp ứng các nhu cầu đó.
- Tài liệu này giúp đội ngũ kỹ thuật hiểu rõ hệ thống cần được phát triển như thế nào, bao gồm các tính năng và yêu cầu phi chức năng.
- SRS bao gồm các mô tả về chức năng của hệ thống, yêu cầu kỹ thuật, bảo mật, hiệu suất, và khả năng mở rộng.
3. Tài liệu đặc tả chức năng (Functional Requirement Document - FRD)
FRD là tài liệu chi tiết về từng chức năng cụ thể của hệ thống. Đây là một bước tiếp theo từ SRS, nơi BA đi sâu vào mô tả các bước cụ thể mà hệ thống sẽ thực hiện để hoàn thành các yêu cầu của doanh nghiệp.
- FRD giúp đảm bảo rằng các tính năng của hệ thống được mô tả rõ ràng và không có sự hiểu nhầm trong quá trình phát triển.
- FRD bao gồm các mô tả chi tiết về quy trình hoạt động của từng chức năng, giao diện người dùng, và cách các chức năng này tương tác với nhau.
4. Tài liệu mô hình quy trình Kinh doanh (Business Process Model - BPM)
BPM là tài liệu BA cần làm hoặc sơ đồ mô tả chi tiết các quy trình nghiệp vụ hiện tại của doanh nghiệp. BA sử dụng BPM để nắm bắt cách mà doanh nghiệp vận hành và xác định các điểm cần cải tiến.
- BPM giúp doanh nghiệp hiểu rõ các quy trình hiện tại và đề xuất cách tối ưu hóa hoặc cải tiến chúng.
- BPM bao gồm các bước của quy trình, vai trò của từng bộ phận, và các điểm yếu hoặc cơ hội để cải tiến.
5. Tài liệu Use Case
Use Case cũng là một tài liệu BA cần làm mô tả các kịch bản sử dụng của hệ thống. Đây là một trong những tài liệu quan trọng giúp BA minh họa rõ cách mà hệ thống sẽ được sử dụng trong thực tế.
- Xác định các tình huống cụ thể mà người dùng sẽ gặp phải và hệ thống sẽ phản ứng như thế nào.
- Use Case bao gồm các mô tả về từng bước của người dùng, các vai trò tham gia, và kết quả mong đợi.
6. Tài liệu yêu cầu phi chức năng (Non-functional Requirement - NFR)
Trong khi các yêu cầu chức năng (functional requirements) tập trung vào những gì hệ thống phải làm, NFR lại mô tả các yếu tố khác như hiệu suất, bảo mật và tính khả dụng của hệ thống.
- Đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà, an toàn, và đáp ứng được yêu cầu về hiệu suất.
- NFR bao gồm các yêu cầu về tốc độ xử lý, độ tin cậy, bảo mật, và khả năng chịu tải.
>>> Tìm hiểu thêm: Lộ trình học trở thành Business Analyst
7. Tài liệu báo cáo khả thi (Feasibility Study)
Khi bắt đầu một dự án, BA thường phải thực hiện báo cáo khả thi để đánh giá tính khả thi về mặt tài chính, kỹ thuật, và nguồn lực. Báo cáo này giúp doanh nghiệp xác định liệu dự án có thể triển khai thành công hay không.
- Giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định có nên thực hiện dự án hay không.
- Báo cáo khả thi bao gồm phân tích tài chính, rủi ro, thời gian, và nguồn lực cần thiết.
8. Tài liệu Test Case
BA cũng tham gia vào việc xác nhận hoặc viết test case để đảm bảo rằng hệ thống được xây dựng đúng với các yêu cầu. Đây là một phần quan trọng trong quá trình kiểm thử và đảm bảo chất lượng của hệ thống.
- Xác định các kịch bản kiểm thử để đảm bảo hệ thống hoạt động đúng theo yêu cầu.
- Test Case bao gồm các bước kiểm thử, kết quả mong đợi, và tiêu chí đánh giá.
9. Tài liệu hướng dẫn sử dụng (User Manual)
Sau khi hệ thống hoàn thành, BA thường viết tài liệu hướng dẫn sử dụng để hỗ trợ người dùng cuối hiểu rõ cách sử dụng các tính năng của hệ thống mới.
- Giúp người dùng cuối làm quen và sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.
- Hướng dẫn chi tiết về các chức năng, quy trình và giao diện người dùng.
Kết luận
Việc tạo ra các tài liệu chi tiết và đầy đủ là một phần không thể thiếu trong công việc của Business Analyst (BA). Mỗi loại tài liệu đều có một vai trò riêng, giúp đảm bảo rằng dự án được triển khai đúng hướng và các bên liên quan đều nắm bắt rõ yêu cầu cũng như tiến trình. Từ việc xác định yêu cầu nghiệp vụ, mô tả chi tiết hệ thống, đến việc kiểm thử và hướng dẫn sử dụng, BA đóng vai trò rất quan trọng và hiện nay nhiều bạn trẻ Gen Z lựa chọn ngành nghề hấp dẫn này để bắt đầu sự nghiệp với Khóa học Business Analyst - Trở Thành ITBA Đi Làm Ngay Chỉ Sau 40h học. Mỗi người sẽ có cho mình một lựa chọn nghề nghiệp khác nhau. Hãy lựa chọn một cách sáng suốt và nỗ lực hết mình để đạt được mục tiêu.
