Việc theo dõi những khoản tạm ứng, hoàn ứng trong doanh nghiệp sẽ hỗ trợ quản lý việc thu và chi tiền mặt. Nhằm sử dụng nguồn vốn hợp lý, đúng với mục đích. Hoàn ứng trong doanh nghiệp là việc làm xảy ra khá phổ biến. Vậy bạn đã hiểu hoàn ứng là gì chưa? Hãy cùng dichvuluat.vn chia sẻ và tìm hiểu các thông tin chi tiết trong bài viết này bạn nhé!
Hoàn ứng là gì
Hoàn ứng là gì?
Muốn biết được rõ hoàn ứng là gì? Trước tiên chúng ta cần phải đi tìm hiểu khái niệm về tạm ứng.
Tạm ứng là gì?
Thông thường, khi các nhân viên nhận được nhiệm vụ đi công tác hoặc có nhu cầu mua nguyên vật liệu, vật tư… Nhằm phục vụ cho mục đích sản xuất thì cần phải ứng trước khoản tiền theo dự tính ban đầu và sau đó sẽ quyết toán đúng với thực tế. Việc làm này được gọi là tạm ứng.
Vậy để thuận tiện cho việc tạm ứng, bạn cần phải làm giấy “Đề nghị tạm ứng”. Với nội dung ghi phải thể hiện rõ ràng về số tiền, lý do và thời gian hoàn ứng. Tờ giấy có đủ chữ ký người ứng, kế toán trưởng, trưởng bộ phận, giám đốc. Sau đó tờ phiếu tạm ứng chuyển cho kế toán lập ra phiếu chi và được nhận tiền tạm ứng.
Sau khi đi về, việc của bạn phải liệt kê toàn bộ những khoản tiền có liên quan đến quá trình đi công tác hoặc mua sắm mọi vật tư. Từ đó quyết toán tiền thừa, thiếu và báo cáo cho bộ phận kế toán. Tất cả các việc này được gọi là thủ tục Hoàn ứng.
Liệt kê toàn bộ khoản tiền
Hoàn ứng là gì?
Vậy hoàn ứng là gì? Hoàn ứng chính là quy trình tiếp nối sau khi tạm ứng. Nó là việc tất toán mọi khoản chi có liên quan tới khoản tiền đã được ứng trước đó. Báo cáo chi tiết, cụ thể cho lãnh đạo và quyết toán thành công nợ của cá nhân so với công ty.
Khi hoàn ứng bạn cần làm tờ mẫu “Thanh toán tạm ứng” và trong đó ghi rõ số tiền đã tạm ứng theo đúng phiếu chi. Dòng chênh lệch tiền giữa số bạn ứng với số thực tế đã chi. Sau đó có chữ ký chính xác của người ứng, kế toán trưởng, trưởng bộ phận và giám đốc. Nếu số tiền đã tạm ứng nhỏ hơn số tiền chi thực tế thì bộ phận kế toán sẽ bổ sung về tiền chênh lệch. Tuy nhiên, nếu số tiền bạn đã tạm ứng lớn hơn số chi thực tế thì kế toán phải thu lại tiền chênh lệch.
Bộ chứng từ Hoàn ứng bao gồm những gì?
Tạm ứng đi công tác phí
Hồ sơ tạm ứng ban đầu là:
- Đề xuất đi công tác.
- Dự toán số chi cho đoàn công tác.
- Quyết định của giám đốc về điều cử đi công tác.
- Lịch trình công tác.
- Phiếu báo giá vé máy bay đi kèm với hồ sơ đặt chỗ bên hãng hàng không.
- Giấy mời có liên quan tới chi phí về tài chính.
- Đơn vị bộ phận lập ra kế hoạch công tác: nơi đi, địa điểm cần đến và đi bao nhiêu ngày.
Đề nghị tạm ứng tiền để đi công tác và ghi chi tiết, rõ ràng số tiền bạn cần tạm ứng, nội dung, ngày hoàn ứng cho Công ty… Đơn vị trình cấp có thẩm quyền và phê duyệt theo quy định.
Phê duyệt theo quy định
Sau khi mẫu được duyệt, Phòng TCKT sẽ lập phiếu chi tiền cho người đề nghị phải thanh toán, thủ quỹ chi và người nhận tiền ký, ghi rõ đầy đủ họ tên.
➤➤ Tham khảo thêm: Dịch vụ kế toán báo cáo thuế trọn gói
Tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng, vật tư
Thủ tục ban đầu:
- Đề nghị mua vật tư, hàng hoá ghi rõ, đơn giá và số lượng phải mua. Từ đó xem phê duyệt của cấp trên có thẩm quyền.
- Hợp đồng hoặc Báo giá.
Sau khi công tác về các thủ tục cần hoàn ứng
- Giấy đề nghị thanh toán.
- Phiếu chi tiền mặt hoặc Ủy nhiệm chi nếu bạn chuyển khoản.
- Bảng kê chi tiết mọi khoản chi phí.
- Quyết định cử đi công tác: nơi đến và thời gian công tác.
- Bảng quyết toán công tác và lệ phí hoàn thành đi kèm hoá đơn tài chính hợp lệ. Các khoản thanh toán về tiền ăn, ở, chứng từ khác. Ví dụ như vé tàu xe, đường, cầu phà… cước hành lý.
- Nếu vượt khung cho phép về phí đi công tác thì cần căn cứ tình hình thực tế và chứng từ hợp lý của công ty. Từ đó chi trả tiền cho người đi công tác. Nếu kinh phí thừa so với dự toán ban đầu thì phải nhập lại quỹ hoặc trừ trực tiếp vào lương.
Lưu ý: Khi muốn làm thanh toán về chi phí đi công tác, cần phải theo đúng quy định của nhà nước và bên tổng cục thuế.
Chứng từ hoàn ứng là gì dùng để thanh toán, nếu bằng tiếng nước ngoài thì phải có phiên dịch sang ngôn ngữ tiếng việt. Sau đó căn cứ những chứng từ của công ty và quyết toán với người đã được cử đi công tác.
Quyết toán với người đã được cử đi
Nếu dùng dịch phòng nghỉ trong khách sạn phải có lịch booking xác nhận đã đặt phòng. Nếu như người đó đi máy bay phải có chứng từ làm căn cứ để kế toán tính vào chi phí trừ vé máy bay điện tử, thẻ để lên máy bay. Và các chứng từ thanh toán từ phía doanh nghiệp có cá nhân đang tham gia hành trình.
Quy định khi hoàn ứng
Khoản tạm ứng và hoàn ứng là gì? là khoản tiền hay vật tư do doanh nghiệp giao cho cá nhân muốn nhận tạm ứng. Nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh, sản xuất hoặc giải quyết công việc cụ thể nào đó đã được phê duyệt. Người nhận hoàn ứng phải là người lao động và làm việc ở bên doanh nghiệp. Đối với những cá nhân nhận tạm ứng thường xuyên phải được chính Giám đốc chỉ thị bằng văn bản.
Người nhận tạm ứng, hoàn ứng phải chịu trách nhiệm với đơn vị về số tiền đã nhận tạm ứng. Và chỉ được dùng theo đúng nội dung và mục đích công việc đã phê duyệt. Nếu số tiền bạn nhận để tạm ứng không dùng hoặc sử dụng không hết thì cần nộp lại quỹ. Cá nhân tạm ứng không được tự tiện chuyển số tiền đó cho người khác sử dụng.
Phải chịu trách nhiệm với đơn vị
Khi kết thúc và hoàn thành xong công việc, người hoàn ứng phải lập một bảng thanh toán tạm ứng, nhằm thanh toán dứt điểm. Số tiền tạm ứng nhận, đã sử dụng và các khoản chênh lệch về số nhận tạm ứng với số đã sử dụng. Khoản tạm ứng dùng không hết, nếu bạn không nộp cho quỹ thì sẽ bị trừ vào lương của cá nhân đó. Trường hợp chi quá số tiền hoàn ứng thì doanh nghiệp phải chi và bổ sung số còn thiếu.
Phải thanh toán dứt điểm các khoản tạm của ứng kỳ trước mới nhận được tạm ứng kỳ sau.
Kế toán cần phải mở sổ kế toán chi tiết và theo dõi cho người nhận tạm ứng. Sau đó ghi chép đầy đủ về tình hình thanh toán, nhận hoàn ứng theo từng lần.
Ghi chép đầy đủ về tình hình thanh toán
Qua bài viết đã giúp các bạn có những thông tin hữu ích về hoàn ứng là gì. Hãy lựa chọn chúng tôi khi bạn cần. Nếu còn điều gì thắc mắc và băn khoăn hãy truy cập website: dichvuluat.vn để được tư vấn miễn phí bạn nhé.
